Cara Membuat Notulen Rapat

MENULIS NOTULEN RAPAT SESUAI DENGAN POLA PENULISANNYA

   Dalam suatu rapat atau diskusi, jalannya rapat atau hasil rapat biasanya dicatat dalam bentuk notulen. Petugas yang mencatat jalannya rapat dan hasil rapat disebut notulis. Oleh sebab itu, peran seorang notulis sama pentingnya dengan peran yang lainnya seperti peran ketua rapat, peran pemandu rapat, atau peran moderator dalam suatu diskusi. Bentuk notulen sebagai catatan hasil suatu rapat sebenarnya cukup beragam, tergantung suasana dan kondisi rapat itu sendiri.

   Notulen harus ditandatangani oleh pemimpin rapat sebagai pengesahan. Notulen disusun setiap kali kegiatan dilaksanakan dan dibukukan secara berurutan sehingga menjadi dokumen tertulis.

   Selain sebagai arsip kegiatan, keputusan yang ditulis dalam notulen rapat juga bermanfaat bagi kepala instansi (pemimpin organisasi) sebagai pertimbangan dalam menentukan keputusan, menetapkan kebijakan, atau menyelesaikan masalah pada masa yang akan datang.

   Ada beberapa hal yang perlu menjadi catatan dalam menulis notulen, yaitu sebagai berikut.

a. Isi pembicaraan dalam rapat tidak semuanya ditulis dalam notulen. Notulis cukup mengambil intinya. Oleh karena itu, notulis diharapkan mampu mengikhtisarkan pembicaraan seseorang secara panjang lebar menjadi bentuk ringkas dan informatif.

b. Penulisan risalah diawali dengan nama atau jabatan pembicara sebagai subjek, baru diikuti materi pembicaraannya. Contoh:

1) Pemimpin rapat menjelaskan bahwa ....

2) Sdr. Amri berpendapat bahwa ....

3) Sdri. Rosa mengusulkan agar ....

Pola penulisan notulen adalah sebagai berikut.

1. Judul

2. Hari / Tanggal

3. Tempat

4. Waktu

5. Peserta rapat

6. Pemimpin rapat

7. Daftar acara

8. Notulis

9. Jalannya rapat

10. Keputusan rapat

11. Tanggal penandatanganan notulen dan tempat

   12. Tanda tangan pemimpin diskusi dan notulis.

   Agar Anda dapat lebih jelas memahami notulen rapat, perhatikan contoh notulen di bawah ini!

Rapat Kegiatan Ekstrakurikuler Teater SMA Budi Asih Dewan Pengurus 2007/2008 Tempat                    : Gedung Serba Guna Tanggal                    : 22 Desember 2007 Waktu                      : Pukul 13.00 – 16.00 Pemimpin Rapat       : Ryan Sulistio (Ketua Umum Teater) Acara Rapat             : 1. Pembukaan   2. Sambutan Pembina OSIS                                  3. Sambutan Pembina Teater 4. Pembahasan Program Kegiatan Pelantikan Anggota Baru 5. Tanya Jawab dan lain-lain 6. Penutup Peserta Rapat          : 1. Pembina OSIS                                 : 1 orang 2. Pembina Teater                                : 1 orang   3. Pengurus Teater                               : 17 orang 4. Anggota Kelas XI dan XII                 : 6 orang 5. Perwakilan Dewan Alumni Teater       : 5 orang Jumlah                     : 30 orang Agenda Rapat          : I. Pembukaan Rapat dibuka pukul 13.00 WIB. II. Sambutan Pembina OSIS Setelah rapat dibuka, Bapak Drs. Mardian Pamungkas sebagai pembina OSIS memaparkan selayang pandang kinerja OSIS dan semua kegiatan ekstrakurikuler yang telah banyak membuahkan prestasi. Beliau berharap, dengan adanya pelantikan anggota baru dalam keluarga Teater SMA Budi Asih, kegiatan ekstrakurikuler teater tertua di sekolah tersebut semakin giat meningkatkan prestasi melalui kader-kader baru yang dapat diandalkan. III. Sambutan Pembina Teater Ibu Fitri Yuliantri, S. Pd., sebagai pembina kegiatan ekstrakurikuler teater, berpesan agar tim teater jangan terlalu berbangga diri atas prestasi yang baru saja diraih. Prestasi tersebut sebaiknya dijadikan cambuk pemicu agar dapat meraih prestasi yang jauh lebih gemilang. Beliau pun berpesan agar seluruh keluarga Teater Budi Asih selalu menjaga tali persaudaraan dan menghindari kekerasan dalam kegiatan pelantikan anggota baru nanti. IV. Pembahasan Program Kegiatan Pelantikan Anggota Baru Berdasarkan keputusan rapat sebelumnya yang menunjuk Divan Suhendar sebagai ketua seksi acara, dan menugasinya untuk menyusun acara. Berikut ini merupakan garis besar susunan acara kegiatan Pelantikan Anggota Baru yang akan dilaksanakan pada tanggal 3 Januari 2008. 1. Doa dan sarapan bersama 2. Upacara adat teater 3. Pengarahan 4. Padu alam kota 5. Istirahat sholat dan makan siang 6. Pentas seni calon anggota baru 7. Pelantikan anggota baru 8. Penutupan dan doa bersama V. Tanya Jawab dan Lain-lain Acara tanya jawab diisi oleh beberapa penanya, yaitu: 1. Agri Fathira (Bendahara) menanyakan perkembangan penyebaran proposal; 2. Rani Tresnawati (Dokumentasi) menanyakan alat dokumentasi yang akan digunakan. 3. Ronal Vibrianto (Alumni) menanyakan jumlah alumni yang diundang hadir. 4. Deden Pratama (Anggota Kelas XII) menanyakan perihal perizinan dari kepolisian. VI. Penutup Rapat pembahasan kegiatan Pelantikan Anggota Baru tersebut ditutup dengan doa bersama yang dipimpin oleh Hada Mutaqien pada pukul 15.45 WIB. Bandung, 8 Desember 2007 Diketahui oleh,                                                                                      Notulis, Ketua Teater SMA Budi Asih   ttd                                                                                                                ttd Ryan Sulisto                                                                                   Nur F. Yulistianni

Perhatikanlah pola penulisan notulen tersebut. Apa saja bagian notulen tersebut? Berikut ini adalah pemerinciannya.

1. Judul notula yang berisi organisasi penyelenggara rapat.

2. Keterangan penyelenggaraan rapat yang meliputi tempat rapat, tanggal dan waktu penyelenggaraan, pemimpin rapat, acara rapat, dan peserta rapat.

3. Pelaksanaan rapat yang meliputi pembukaan, sambutan Pembina OSIS, sambutan Pembina Teater, pembahasan program kegiatan Pelantikan Anggota Baru, tanya jawab dan lain-lain, serta penutup.

4. Notula rapat ditandatangani oleh ketua rapat dan notulis.